Ce 8 juin s’est tenu, en partenariat avec la MNT, le premier Club RH de La Gazette des communes de l’année 2021, organisé sous format webinaire. Autour du thème de la digitalisation de la fonction RH, les trois intervenants ont partagé leurs retours d’expérience sur les processus de transformation numérique de leurs services RH.
Publié le 09-06-2021
Depuis quelques années, et encore plus depuis la crise sanitaire, l’utilisation du numérique est devenue incontournable dans la gestion des ressources humaines et dans la relation aux agents. Le Club RH de La Gazette de ce mardi 8 juin avait pour but de donner des clés aux participants pour conduire les différents chantiers de digitalisation de la fonction RH. Aline Ridet, adjointe à la directrice générale adjointe ressources humaines de la région Ile-de-France, est venue présenter la démarche de dématérialisation des dossiers des 12 000 agents de sa collectivité. Un processus qui a pris deux ans et a débuté par l’élaboration du plan de classement et de ses 22 rubriques. De quoi ordonner et retrouver rapidement chaque pièce.
Échanges sécurisés
« Une société est intervenue pour trier, nettoyer les dossiers et scanner les 4 millions de pages concernées », précise Aline Ridet. Pendant le confinement, le fait d’avoir des dossiers dématérialisés a permis aux gestionnaires RH de travailler à distance de manière fluide, en particulier pour faire les paies. Reste désormais à la Région à développer un portail agents. Ces derniers pourront alors accéder aux informations qui les concernent et transmettre facilement les documents aux gestionnaires carrière-paie. Sur le volet digitalisation de la relation aux agents, la région Ile-de-France déploie depuis un an des tablettes auprès des 8 500 agents en poste dans les lycées. Les applications mises à disposition servent à gérer les plannings, à signaler des anomalies ou encore à adresser des demandes directement aux gestionnaires RH.
Un portail RH plutôt que des solutions internes
Pour remplacer les applications RH « maison » - qui posaient des problèmes de maintenance et d’interopérabilité - la ville de Grenoble a décidé de se doter d’un portail RH regroupant quatre fonctions : le recrutement, la formation, l’accompagnement et l’entretien professionnel. « Nous allons ouvrir les données RH aux agents qui vont pouvoir accéder à leurs informations, effectuer des demandes et les suivre », indique Cédric Guillet-Caillau, chef de projet métier SIRH. Ainsi, par exemple, il n’y aura plus de demandes de formation mais une inscription directe par les agents, qui sera validée par le chargé de formation. Concernant la sécurisation des procédures, pour les entretiens professionnels dématérialisés, chaque agent accepte son compte-rendu ou le refuse dans un espace sécurisé. « Pour ceux qui n’ont pas de compte informatique, soit environ 20 % des effectifs, nous utilisons encore le papier », précise Guillet-Caillau. Toujours sur le volet juridique, la ville de Grenoble s’est faite accompagner sur la rédaction de la charte d’utilisation du portail RH pour bien respecter le cadre du RGPD (règlement général sur la protection des données).
Dématérialisation obligatoire
De son côté, le conseil départemental de Loire-Atlantique s’est engagé dans une démarche de transformation numérique de ses processus en 2009, à la faveur de la déconcentration de sa fonction RH. « Sept entités gèrent les ressources humaines sur le territoire. Pour travailler ensemble, de la même manière et se passer les informations, il fallait dématérialiser », explique Gaëlle Laumaillé, la directrice des ressources humaines. Pendant un an et demi, 5 agents ont numérisé les dossiers des personnels et les ont classés. « Les gestionnaires continuent encore aujourd’hui mais l’ensemble du dossier n’est pas ouvert aux agents », souligne Gaëlle Laumaillé. Les entretiens d’évaluation ont également été digitalisés, sauf pour les agents des collèges et les assistants familiaux. « Grâce à cela, nous sommes à 85 %-90 % d’entretiens finalisés chaque année », rapporte Gaëlle Laumaillé.
Responsabiliser les agents
En Loire-Atlantique toujours, un « portail agent » - qui était au départ une extension du logiciel cœur de paie - a été créé en 2009. Toutes les demandes se font désormais via cet outil. « Nous voulons encore l’enrichir pour que les agents puissent saisir d’autres informations comme leurs heures supplémentaires. L’objectif est de les responsabiliser en déportant la charge de la saisie. Ce qui donnera davantage de temps aux gestionnaires pour des missions à plus forte valeur ajoutée », indique Gaëlle Laumaillé. La digitalisation se poursuit aujourd’hui avec une nouvelle trajectoire SIRH adoptée il y a deux ans. « L’objectif était de se projeter avec la direction des systèmes d’information pour ne pas avoir à « batailler » pour faire évoluer nos logiciels RH. Aujourd’hui, nous travaillons et anticipons ensemble, financièrement et en termes de moyens humains à mobiliser », explique la DRH du département de Loire-Atlantique.
Le prochain Club RH, toujours avec le soutien de la MNT, aura lieu le 24 juin 2021 sur le thème : "Lignes directrices de gestion, les clés de la réussite". S'inscrire.
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